そもそもクラウド会計とは?導入するメリット・デメリットを知ろう!

公開日:2022/01/15  最終更新日:2022/01/26


規模の大小を問わず、どのような企業でも確定申告は必須業務です。そのため、会計業務はとても重要ですが、同時にとても煩雑で手間がかかります。従来手作業で行っていた会計業務を効率化するために人気なのがクラウド会計です。ここではクラウド会計とは何か、クラウド会計導入に向いている企業などについて紹介します。

そもそもクラウド会計とは?

昨今ではよく耳にする「クラウド」ですが、クラウド会計はそのサービスを利用した会計ツールのことを指します。不特定多数の人や会社をインターネットで結ぶ、クラウドを使った会計ソフトについて説明をしましょう。

■従来のソフトとの違い

従来は家電量販店やオンラインショップでパッケージを購入し、自分のパソコンにインストールして利用するタイプがほとんどでした。パソコンの基本ソフトによっては、制限を受けることがあったり、パソコンの不具合で保存データが消失したり、バックアップデータを取っておいても復元に時間がかかったりするというリスクがありました。

クラウドを利用することで、もしパソコンが壊れてしまっても、データはクラウド上に保存されているため安全です。また、インターネット経由で利用するので、インストールの必要がなく、インターネットに接続さえできれば、基本ソフトや端末の種類で制限を受けることはありません。

■データ連携方法

設定にもよりますが、会社専用のクレジットカードの取引データなどを自動で取り込む機能があります。従来のようにいったんデータを入手して、それを自社のシステムに取り込むという手間が省けます。

■アクセス方法

今までのソフトであれば、経理の担当者が変更になったときやパソコンを変えたときに、新しいパソコンにソフトをインストールする必要がありましたが、クラウド会計では不要です。IDとパスワードさえあれば、どこからでもアクセスが可能でデータの移し替えやインストールの作業がいりません。

■バージョンアップの方法

今までのソフトは、税制改革の際やソフトのバージョンアップ時に手動でインストールしなおす必要がありましたが、クラウド会計はサーバー上でバージョンアップが行われるため、個人が作業する必要はありません。バージョンアップにかかる追加費用もかかりません。

クラウド会計を導入するメリット

会計をクラウド化することで受けられるメリットについて見ていきましょう。

■どこからでもアクセス可能

アカウントを作成し、IDとパスワードを入力するだけでどこからでもアクセスできます。オフィスだけでなくテレワーク中の自宅や出張先などからでもパソコンやスマートフォン、タブレットを利用してアクセスできます。データ自体はクラウド上で管理されているため、盗難や紛失の心配もありません。

■複数人で利用可能

クラウド上でデータ管理が行われているため、経理担当者だけでなく営業担当や経営者など複数人がそれぞれのタイミングでデータを確認できます。顧問税理士とも情報共有ができるため、データをわざわざメールで送る必要はありません。

■最新ソフトが利用可能

ソフトのアップデートをわざわざする必要はなく、クラウド上で自動的にアップデートされます。法改正への対応もサービスが対応してくれるので、利用者側で運用管理にかかわることはなく、ソフトを買い替える必要もありません。

■自動仕訳が可能

銀行やクレジットカード会社などの取引明細を自動的に取り込んで仕分けができるため、経費の管理が簡単になります。今まで明細を確認してデータを入力していた場合には、手間が省け、業務効率化が図れます。

■操作が簡単

高度な簿記の知識がなくても、最低限の知識があれば簡単に利用できるようです。会計処理を自社で内製化することも可能になるので、経営状況についてよりスピーディーに深く知ることができます。

クラウド会計を導入するデメリット

とても便利なクラウド会計にデメリットはあるのでしょうか?

■セキュリティ面

暗号化通信でサービスが提供されているとはいえ、情報漏洩のリスクがまったくないわけではありません。IDやパスワードを盗み見されて流出し、第三者にアクセスされる危険性もあります。

■インターネット環境に依存

インターネットが使えない場所では利用できません。システムトラブルやサーバーをメンテナンスする際には、利用できなくなってしまうので、データを確認したいときにできないこともあります。

■ランニングコスト

インストール型のソフトと異なり、月単位または年単位で支払いが発生します。初期費用がかからない分、使用期間が長くなるほどコストはかかるようです。

クラウド会計の導入がおすすめな企業の特徴

現在経費の支払いにクレジットカード決済やインターネットバンキングを利用したい、複数の端末から経理データにアクセスしたい、経理情報を税理士と共有してコミュニケーションを円滑に行いたい企業にはクラウド会計の導入がおすすめです。

 

クラウド会計ソフトは大変便利で、経理業務の効率化が図れるすぐれものですが、導入が向いていない企業もあります。メリット・デメリットを把握したうえで自社に導入すべきかどうかを検討しましょう。

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